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以前公司的文印設(shè)備使用時(shí)間比較長了，打印、復(fù)印的效果不理想。同時(shí)設(shè)備又比較分散，維護(hù)和維修都很費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而公司現(xiàn)在對(duì)于文檔及流程的電子化要求也越來越高，這就使我們對(duì)改善文檔管理流程，提出了新的要求。我們遇到的具體問題主要有以下：
設(shè)備多、印量大，管理困難
當(dāng)時(shí)我們使用的文印設(shè)備有好幾個(gè)品牌，使用的時(shí)間都比較長了，加上文印量比較大，每月都要在兩萬張左右。這就導(dǎo)致我們的維修工作量很大，幾乎每個(gè)星期都需要維修或者加碳粉，浪費(fèi)了大量的人力物力。
文印質(zhì)量偏差
由于使用設(shè)備老舊，有時(shí)會(huì)使用二次耗材，所以打印、復(fù)印質(zhì)量非常不好，存在掉粉、模糊、陰影等問題。因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要，我們常常會(huì)打印一些工程圖紙之類的文件，對(duì)于圖像清晰度是有一定要求的，所以使用部門不太滿意。
各項(xiàng)文印成本居高不下
由于公司辦公電子化程度不高，導(dǎo)致很多文件進(jìn)行紙張輸出，不僅影響工作效率，也導(dǎo)致文印成本難以控制。在維護(hù)方面，因?yàn)樵O(shè)備有老化現(xiàn)象，并且小打印機(jī)較多，印量達(dá)到一定程度時(shí)容易出現(xiàn)故障，需要自己進(jìn)行維護(hù)。零配件及維修價(jià)格不菲，加上投入了大量的人力時(shí)間，導(dǎo)致維護(hù)成本偏高。在費(fèi)用方面，僅就小打印機(jī)為例，各臺(tái)小打印機(jī)，每月需要加粉30次，每支80元，僅這項(xiàng)費(fèi)用每月支出2400元。而打印機(jī)數(shù)量多、型號(hào)多、使用耗材及零配件多等問題，也使管理復(fù)雜，對(duì)打印成本、紙張成本、維護(hù)成本等很難全面地控制，隱性管理成本偏高。
電子化程度低，使用傳統(tǒng)辦公方式，傳真和掃描不便
公司很重視文印管理的現(xiàn)代化、辦公和內(nèi)部流程的電子化。而過去文印設(shè)備分散、使用年限偏長的狀況，對(duì)于公司的電子化辦公帶來了一定的困難。 |
