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佛山市某五金電器制造有限公司
 解決方案：數(shù)碼辦公設(shè)備整體文印解決方案
業(yè)種：電子工業(yè)
佛山市某五金電器制造有限公司（以下簡稱公司），之前所用的文印設(shè)備使用年限較長，設(shè)備的穩(wěn)定性和輸出質(zhì)量都不理想。同時(shí)設(shè)備多、印量大、維修工作等管理難題，也是長期存在的問題。
以前公司的文印設(shè)備使用時(shí)間比較長了，打印、復(fù)印的效果不理想。同時(shí)設(shè)備又比較分散，維護(hù)和維修都很費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而公司現(xiàn)在對于文檔及流程的電子化要求也越來越高，這就使我們對改善文檔管理流程，提出了新的要求。我們遇到的具體問題主要有以下：
設(shè)備多、印量大，管理困難
當(dāng)時(shí)我們使用的文印設(shè)備有好幾個(gè)品牌，使用的時(shí)間都比較長了，加上文印量比較大，每月都要在兩萬張左右。這就導(dǎo)致我們的維修工作量很大，幾乎每個(gè)星期都需要維修或者加碳粉，浪費(fèi)了大量的人力物力。
文印質(zhì)量偏差
由于使用設(shè)備老舊，有時(shí)會(huì)使用二次耗材，所以打印、復(fù)印質(zhì)量非常不好，存在掉粉、模糊、陰影等問題。因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要，我們常常會(huì)打印一些工程圖紙之類的文件，對于圖像清晰度是有一定要求的，所以使用部門不太滿意。
各項(xiàng)文印成本居高不下
由于公司辦公電子化程度不高，導(dǎo)致很多文件進(jìn)行紙張輸出，不僅影響工作效率，也導(dǎo)致文印成本難以控制。在維護(hù)方面，因?yàn)樵O(shè)備有老化現(xiàn)象，并且小打印機(jī)較多，印量達(dá)到一定程度時(shí)容易出現(xiàn)故障，需要自己進(jìn)行維護(hù)。零配件及維修價(jià)格不菲，加上投入了大量的人力時(shí)間，導(dǎo)致維護(hù)成本偏高。在費(fèi)用方面，僅就小打印機(jī)為例，各臺(tái)小打印機(jī)，每月需要加粉30次，每支80元，僅這項(xiàng)費(fèi)用每月支出2400元。而打印機(jī)數(shù)量多、型號(hào)多、使用耗材及零配件多等問題，也使管理復(fù)雜，對打印成本、紙張成本、維護(hù)成本等很難全面地控制，隱性管理成本偏高。
電子化程度低，使用傳統(tǒng)辦公方式，傳真和掃描不便
公司很重視文印管理的現(xiàn)代化、辦公和內(nèi)部流程的電子化。而過去文印設(shè)備分散、使用年限偏長的狀況，對于公司的電子化辦公帶來了一定的困難。
提案的解決方案
對于公司當(dāng)時(shí)存在的文印方面存在的問題，我們采用灝逸辦公的整合方案：
整合多余設(shè)備提高文件輸出質(zhì)量和穩(wěn)定性
通過整合資源，以舊換新的方式，整合辦公設(shè)備，將多臺(tái)小型打印機(jī)及復(fù)印機(jī)進(jìn)行更換，來達(dá)到提升文印質(zhì)量、達(dá)到精細(xì)圖紙文件輸出；同時(shí)又能夠利用我司的設(shè)備做到高級掃描應(yīng)用，改善文件流程等。
辦公設(shè)備電子化，改善文件處理流程
利用我們的設(shè)備的電子傳真系統(tǒng)來完美實(shí)現(xiàn)電子收發(fā)傳真，電子簽名和蓋章，多種格式文檔統(tǒng)一管理。
從前公司每天大約有50-60份傳真需要收發(fā)，以平均每份2-3頁計(jì)算，每天傳真產(chǎn)生的紙質(zhì)文件就超過百頁。而現(xiàn)在這些傳真，都可以通過灝逸公司的設(shè)備來實(shí)現(xiàn)電子化傳真。在文檔電子化方面，我們可以通過灝逸公司的掃描進(jìn)行電子備份存檔，大大節(jié)省了查找的時(shí)間。
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成本可控，增強(qiáng)辦公成本的管理
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通過灝逸公司的辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對每月印量、耗材、維護(hù)零配件的可控管理，還可以從后臺(tái)對各個(gè)部門的文印費(fèi)用進(jìn)行管理。
全包服務(wù)，降低辦公總成本
針對設(shè)備的維修和保養(yǎng)，我們還采用了灝逸的【TG】服務(wù)，（即：全包服務(wù)），使得我們在擁有高效、智能化打印機(jī)的同時(shí)，省去了設(shè)備維修、定期保養(yǎng)的人工花費(fèi)，灝逸辦公會(huì)進(jìn)行定期的設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)，定期提供一切耗材等零配件，我們只需按每月的打印或復(fù)印量支付費(fèi)用，即可擁有低碳、健康、高效、智能的辦公環(huán)境。在引進(jìn)灝逸的設(shè)備和解決方案之后，我們的文印成本下降了20%左右。
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在文印管理解決方案方面的專業(yè)性和廣泛性，一直是我們選擇灝逸公司的原因。在引進(jìn)灝逸公司的設(shè)備和解決方案之后，原本的一些問題得到了很好的解決，提高了工作效率和辦公電子化程度。我們雙方的合作也很愉快。目前裝機(jī)已經(jīng)有數(shù)月，我們使用都非常滿意。但有些地方印量比較大，我們正在考慮是否要增加一臺(tái)設(shè)備。 |
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